Γνωρίζεις πολύ καλά αυτό το συναίσθημα: η ώρα αιχμής έχει φτάσει, το τηλέφωνο χτυπάει ασταμάτητα, οι πελάτες περιμένουν και στην κουζίνα –ή αντίστοιχα στην αποθήκη– επικρατεί ένας μικρός πανικός. Μέσα σε αυτή την ένταση, είναι απόλυτα λογικό να σκεφτείς ότι το πρόβλημα είναι απλώς ο φόρτος εργασίας.
Συχνά, όμως, η πραγματική αιτία δεν είναι η πολλή δουλειά, αλλά ο τρόπος διαχείρισης των διαδικασιών. Μικρές καθυστερήσεις, ασυνεννοησίες και λάθη στη ροή της πληροφορίας μπορούν να μετατρέψουν μια κερδοφόρα ημέρα σε εφιάλτη, χωρίς καν να καταλάβεις πώς φτάσατε ως εκεί.
- Το παιχνίδι του «σπασμένου τηλεφώνου»
Το πρώτο και βασικότερο σημείο τριβής για πολλές επιχειρήσεις είναι η επικοινωνία ανάμεσα στα διαφορετικά πόστα εργασίας. Σκέψου, για παράδειγμα, πόσες φορές χρειάστηκε να τρέξει κάποιος από τη σάλα στην κουζίνα ή από το γραφείο στην αποθήκη, μόνο και μόνο για να διευκρινίσει μια εντολή που δεν ήταν ξεκάθαρη.
Αυτά τα διαρκή πήγαινε-έλα δεν καταναλώνουν απλώς την ενέργεια των εργαζομένων· σπαταλούν πολύτιμο χρόνο. Όταν μια παραγγελία μεταφέρεται προφορικά μέσα στη φασαρία, είναι μαθηματικά βέβαιο ότι κάποια λεπτομέρεια θα χαθεί στη διαδρομή. Και το χειρότερο; Δημιουργείται εκνευρισμός στο προσωπικό σου, μια ένταση που αργά ή γρήγορα την αντιλαμβάνεται και ο πελάτης.
- Η παγίδα της χειρόγραφης σημείωσης
Εδώ ερχόμαστε στον βασικό υπαίτιο της καθημερινής ταλαιπωρίας: την παραδοσιακή, χειρόγραφη παραγγελιοληψία https://www.elink.com.gr/ . Μπορεί να φαντάζει ως απλή και γρήγορη λύση –καθώς ένα χαρτί και ένα στυλό είναι πάντα διαθέσιμα– αλλά στην πραγματικότητα αποτελεί την πηγή των περισσότερων λαθών.
Ένας κακογραμμένος χαρακτήρας αρκεί για να μετατρέψει το “χωρίς κρεμμύδι” σε “με κρεμμύδι”. Ένα χαρτάκι που λερώθηκε ή έπεσε κάτω πάνω στην ένταση της δουλειάς, μπορεί να αφήσει ένα τραπέζι να περιμένει άδικα για ώρα. Η χειρόγραφη καταγραφή βασίζεται αποκλειστικά στη μνήμη και την προσοχή του εργαζομένου, ακριβώς τη στιγμή που εκείνος δέχεται τη μεγαλύτερη πίεση.
Αν στηρίζεσαι ακόμα στο χαρτί, αναλογίσου το εξής: κάθε λάθος πιάτο που επιστρέφει στην κουζίνα ή κάθε λάθος προϊόν που αποστέλλεται, δεν κοστίζει μόνο σε πρώτες ύλες. Σημαίνει διπλάσιο κόπο για το προσωπικό σου και μια χαμένη ευκαιρία να εξυπηρετήσεις σωστά και γρήγορα έναν άλλον πελάτη.
- Ο πελάτης θυμάται πάντα το λάθος
Το πιο κρίσιμο κομμάτι αυτής της διαδικασίας είναι η εμπειρία του ανθρώπου που σε πληρώνει. Στην εποχή μας, ο πελάτης δεν δείχνει υπομονή για λάθη που προκύπτουν από κακή οργάνωση. Θέλει να παραγγείλει, να λάβει ακριβώς αυτό που ζήτησε και να ολοκληρώσει τη συναλλαγή του γρήγορα.
Όταν η παραγγελιοληψία πραγματοποιείται με σύγχρονα, ψηφιακά μέσα, μειώνεις το ανθρώπινο λάθος σχεδόν στο μηδέν. Αντίθετα, όταν ο σερβιτόρος ή ο πωλητής προσπαθεί να βγάλει άκρη με πρόχειρες σημειώσεις, ο πελάτης νιώθει ανασφάλεια. Και ένας ανασφαλής ή δυσαρεστημένος πελάτης σπάνια εκφράζει το παράπονό του εκείνη την ώρα. Συνήθως, επιλέγει απλώς να μην επιστρέψει στο κατάστημά σου.
- Ο έλεγχος του ταμείου και της αποθήκης
Υπάρχει και μια ακόμη παράμετρος που συχνά διαφεύγει της προσοχής. Τα σφάλματα στην καταγραφή της παραγγελίας οδηγούν σε λάθη τόσο στο ταμείο όσο και στην αποθήκη. Πώς μπορείς να γνωρίζεις το πραγματικό σου απόθεμα (stock), αν το προϊόν που βγήκε από την κουζίνα ή το ράφι δεν περάστηκε σωστά στο σύστημα εξαρχής;
Η ψηφιοποιημένη διαδικασία σου προσφέρει πλήρη διαφάνεια. Γνωρίζεις με ακρίβεια τι φεύγει, ποια ώρα φεύγει και ποιος το χρέωσε. Αυτό σου επιτρέπει να οργανώνεις τις προμήθειές σου έξυπνα, ώστε να αποφεύγεις τη σπατάλη υλικών (food waste) ή τον κίνδυνο να ξεμείνεις από δημοφιλή προϊόντα σε ώρα αιχμής.